Å legge data inn i en celle krever ikke mye arbeid. Du velger cellen du vil fylle med et museklikk (eller trykker inn koordinatene i navneboksen), skriv inn dataene og trykk ENTER. Alternativt kan du velge cellen med et museklikk og bruke formellinjen (ved siden av fx) til å skrive inn dataene dine, for og så trykke ENTER.
Når man legger inn data med desimaler er det viktig å bruke det riktige desimalskilletegnet med tanke på de regionale innstillingene på din PC. Når man jobber med en US/UK maskin, er det vanlig å bruke punktum “.“. På en norsk eller fransk maskin vil man vanligvis bruke komma “,” som desimalskilletegn (men merk at dette ikke nødvendigvis har noe med hvilket språk Excel viser funksjoner, valg eller meldinger).
Bildet til venstre illustrerer problemet når man bruker feil desimalskilletegn. I A1 har man brukt komma “,” i verdien, mens i A2 har man brukt punktum “.“. Her kan du også se at verdien har blitt justert enten til høyre (A1) eller til venstre (A2). Dette gir deg et hint om at Excel gjenkjenner innholdet i A1 som et tall, men innholdet i A2 blir gjenkjent som tekst. Det ser ikke ut som et stort problem her, men i en regneoperasjon (formel, funksjon eller enkel aritmetisk operasjon) som involverer cellen A2 vil resultere i en feilmelding #VERDI! (du får mer informasjon om #VERDI! her). Denne videoen beskriver også problemet.
Du kan også lime inn data kopiert fra et annet sted til celler ved å klikke på målcellen, og deretter bruke hurtigtastene CTRL+V. Alternativt kan du høyre-klikke på målcellen og velge et av ikonene i menyen under Alternativer for innliming: . Flere detaljer om «klipp og lim» funksjonen får du her.
Det er viktig å alltid sjekke hva som skjer i cellen etter du har skrevet inn dataene dine. Et eksempel er at hvis målet er å skrive inn formelen “=45+10” som tekst og ikke som et resultat av formelen, må du skrive inn symbolet “'” (apostrof) før operatoren “=“; Det du skriver inn må se slik ut: “‘=45+10”, og etter du trykker ENTER ser det slik ut i cellen: “=45+10”. Når du skriver inn “=45+10” oppfatter MS Excel det som en aritmetisk operasjon, og vil derfor vise resultatet av regneoperasjonen, som er “55”. Bruker man apostrofen som det første symbolet i cellen vil Excel vurdere innholdet som tekst.
Et annet eksempel er at hvis du skriver inn “6.5” i en celle og trykker ENTER, vil Excel automatisk endre det til den korresponderende datoen som i dette tilfellet er “06.mai”. Det samme skjer hvis du skriver inn “6-5”. Igjen vil apostrofen hjelpe deg å vise det du vil, se en video om hvordan det fungerer her.