Mange funksjoner og regneoperasjoner er allerede programmert i Excel. Så lenge du vet navnet på funksjonen, og dens rolle, kan du gjennomføre tyngre kalkulasjoner på bare noen klikk. Når du klikker på fx-symbolet ved siden av navneboksen, åpner du en dialogboks som vil hjelpe deg å finne funksjonen du trenger (se bildet til høyre). Hvis funksjonen er vanlig vil du finne den umiddelbart i listen som vises, eller du kan finne den ved å velge riktig kategori. Hvis du ikke finner funksjonen du leter etter i listen, kan du alternativt skrive inn en kort beskrivelse og så klikke Gå til. Det er også nyttig å vite at når du klikker på en funksjon, vises det informasjon om hvilke syntaks og argumenter som skal brukes.
Navnet og rollen til funksjonen er stort sett åpenbar. Et eksempel er funksjonen som beregner gjennomsnitt av en serie, den kalles =GJENNOMSNITT(). Litt mindre åpenbart, men fremdeles logisk, er funksjonen som beregner standardavviket til et datasett, den ser slik ut: =STDAV(). Også litt tricky er at hvis du skal beregne kvadratroten, da heter funksjonen =ROT(). Merk at i likhet med regneoperasjonene må det alltid vær en = før funksjonen, samtidig som den må alltid avsluttes med paranteser (), til tross for at det ikke trengs et argument inni parantesen. Et eksempel på dette er funksjonen =IDAG(), den vil vise dagens dato i cellen. Det trengs ikke noe argument eller data inne i parantesen, men de må være tilstede, ellers vil det komme opp en feilmelding eller det står #NAVN? i cellen.
Formler kan behandle en gitt verdi (et tall som er direkte skrevet inn i cellen) eller verdier i andre celler i regnearket. Hvis du bare trenger å regne ut kvadratroten av 121, kan du skrive inn =SQRT(121) og trykk ENTER for å få ut verdien 11. Du kan også vise kvadratroten som et resultat av en regneoperasjon, f.eks. slik; =SQRT(100+21). Når du når trykker ENTER vil verdien 11 vises igjen. Hvis du trenger å regne ut kvadratroten av verdien i E12, skriver du inn =SQRT(E12).
Mange funksjoner kan bli kombinert i den samme formelen. Det er alltid viktig å sjekke at det du skriver gir mening, at syntaksen er riktig, og at alle parantesene er lukket. Jo lengre formel, jo høyere er sannsynligheten for å gjøre feil. Det å beregne standardfeilen til gjennomsnittet av et utvalg data kan enten gjøres i ett komplisert steg, eller flere enkle steg. La oss ta et eksempel: fyll utvalgt A1:A10 med tilfeldige tall. Bruk celle B1 til å regne ut antallet verdier i utvalget =ANTALL(A1:A10); bruk B2 to å regne ut kvadratroten av antallet =ROT(B1); regn ut standardavviket til utvalget A1:A10 i B3 =STDAV(A1:A10), og så til slutt standardfeilen av gjennomsnittet i B4 =B3/B2. Nå kan du også prøve å skrive inn denne formelen i B5: =STDAV(A1:A10)/ROT(ANTALL(A1:A10)). Nå skal verdien i B5 lik den i B4 i teorien… og det er den! En enkelt linje med kode var nok til å gjøre jobben!